Effectuer un inventaire complet du stock

Découvrez dans cette rubrique comment effectuer un inventaire complet du stock depuis Commerce 360 et comment corriger les écarts

Les spécificités à connaitre avant votre premier inventaire complet :

Nous vous invitons à effectuer un inventaire complet sur 1 à 3 jours maximum
Effectuer l'inventaire avec le moins de mouvement de stock possible (ventes, retours d'articles, ajout et sorties de stock etc..), afin d'éviter toute erreur d'inventaire.
Commerce 360 permet d'effectuer des ventes et des modifications de stocks pendant un inventaire, mais uniquement en cas de nécessité, car tout changement dans le logiciel implique qu'une quantité comptabilisée sur un article soit modifiée, et dans ce cas il est nécessaire de vérifier l'inventaire de l'article concerné après l'action effectuée.
Toute correction du stock doit s'effectuer manuellement depuis Commerce 360, de préférence à l'issue de la clôture de l'inventaire
Il est possible de travailler via plusieurs ordinateurs sur le même inventaire, pour visualiser les modifications des autres, il suffit d'actualiser la page de l'inventaire en cours.
Pour travailler avec plusieurs ordinateurs, il est nécessaire de ne pas travailler sur les mêmes articles afin d'éviter toute erreur d'inventaire.

Accéder à la fonctionnalité inventaire :

Accédez à la rubrique Stocks > Inventaires
Puis cliquez sur "Commencer un nouvel inventaire"

Découverte de l'interface de l'inventaire
Onglet "Stock actuel" :

Nombre d'articles faisant partis de l'inventaire (suivi de l'évolution) & accès à l'onglet écarts d'inventaire
Consulter les évolutions de stock effectuées pendant l'inventaire (entrée ou sortie de stock des articles, ventes et retours d'articles inclus)
Renseigner un code article à valider (l'écriture exacte) et appuyer sur Entrée :
permet de faire apparaitre le code article en question, pour valider la quantité indiquée en stock, ou pour la modifier et ainsi créer un écart de stock. (Astuce : par défaut, l'article en validation apparait en première ligne du tableau en vert).
Barre de recherche pour code article ou référence, permettant de retrouver plus facilement tous les codes articles d'une référence, ou des codes articles commençant par les mêmes caractères
Filtre du tableau
- Déclencher un tri pour afficher en premier les dernières lignes modifiées (du plus ancien au plus récent ou inversement).
- Cocher la case d'une ligne pour valider la quantité en stock attendue d'un code article
Zone de saisie de la quantité réelle constatée lors de l'inventaire
Lorsqu'une quantité validée diffère de la quantité attendue, la couleur de la ligne change en rouge ou orange selon le type d'écart. Par défaut, le dernier article traité est affiché en haut de la liste (voir image ci-après)

Exemple de tableau avec un article validé :

Découverte de l'interface de l'inventaire
Onglet "Ecarts d'inventaire" :

Cet onglet permet de :

Consulter les écarts créés (lors de la validation des codes articles)
Modifier les quantités validées (éventuellement, en cas d'erreur)
Indiquer un commentaire (qui sera intégré dans le rapport de l'inventaire une fois clôturé)

Il est toujours possible de rechercher, et de valider des articles depuis cet onglet (comme dans l'onglet "Stock actuel" via le "Code de l'article à valider")

Il y a 5 types d'écarts d'inventaire (voir exemple dans l'image ci-après) :

Inconnu : codes articles non reconnus par le logiciel, ils doivent être créés manuellement dans Commerce 360 après clôture de l'inventaire (surligné en rouge)
Non validé (manquant) : code article non traité lors de l'inventaire (surligné en orange)
Partiellement validé : quantité validée inférieure à la quantité en stock attendue (surligné en orange)
Sortie de stock : 0 quantité en stock attendue, mais du stock a été validé (surligné en rouge)
En surplus : articles validés supérieurs à la quantité en stock attendue (surligné en rouge)

Exemple d'un tableau d'inventaire depuis l'onglet "Ecarts d'inventaire" :

Annuler ou terminer un inventaire :

Il est possible d'annuler un inventaire de manière irréversible à tout moment, moyennant un code vendeur (en bas de page, voir images ci-dessous)
Vous pouvez également terminer l'inventaire moyennant un code vendeur lorsque :
- Tous les articles du stock sont comptabilisés
- Tous les écarts sont comptabilisés (avec commentaires si possible)
- Terminer un inventaire est irréversible, vous pouvez choisir de mettre les articles non validés (manquants) en statut "invendable" (à l’exception des articles en quantité multiple)

Le rapport d'inventaire & le traitement des écarts :

A l'issue de la clôture de l'inventaire, un rapport est fournis, indiquant les articles comportant des écarts (voir exemple ci-dessous) :

Une fois le rapport obtenu, vous pouvez corriger les écarts manuellement via les fiches articles.
Si des références sont manquantes, il est nécessaire de les créer manuellement également.