Découvrez comment fonctionne la ventilation par rayons, par moyens de paiements, et la comptabilisation du Chiffre d'affaires dans votre clôture de caisse
N.B : La clôture de caisse journalière est effectuée tous les jours, il existe deux autres types de clôtures :
- la clôture mensuelle : effectuée le 1er jour de chaque nouveau mois
- la clôture annuelle : effectuée le 1er jour de l'an (par défaut, peut être modifiée sur demande)
1. La ventilation par rayons
La ventilation par rayons est établie selon la nomenclature qui est mise en place par la bijouterie sur Commerce 360.
Elle sert en partie à identifier des gammes d'articles (comme les alliances en or jaune 750/1000ème ou les montres). Il est possible d'ajouter de nouvelles nomenclatures, qui s'intègreront automatiquement dans le rapport de clôture de caisse (via l'onglet stock dans les paramètres globaux).
a. La comptabilisation du Chiffre d'affaires
La vente : le montant total est comptabilisé le jour de la vente selon le calcul : PVTTC x quantité - remises appliquées.
La commande client : le montant total de la commande est comptabilisé dans le CA le jour de sa création.
Le jour de la remise au client et du solde de la commande, aucun chiffre d'affaires n'est ajouté, même si un complément de paiement est effectué (il est uniquement comptabilisé en encaissement).
À savoir : le montant des acomptes versés apparait sur le rapport de clôture de caisse le jour de la remise au client, mais ne sera pas comptabilisé dans le chiffre d'affaires.
La réservation : le montant total de la réservation est comptabilisé dans le CA le jour de sa création.
Le jour de la remise au client et du solde de la réservation, aucun chiffre d'affaires n'est ajouté, même si un complément de paiement est effectué (il est uniquement comptabilisé en encaissement).
À savoir : le montant des acomptes versés apparait sur le rapport de clôture de caisse le jour de la remise au client, mais ne sera pas comptabilisé dans le chiffre d'affaires. Toutefois, si aucun acompte n’est versé jusqu’au solde de la réservation, la comptabilisation en CA s'effectue le jour du solde de la réservation
Le SAV : le montant total payé est comptabilisé en chiffre d'affaires le jour du paiement de ce dernier.
b. La comptabilisation des encaissements
Dans le cadre de la ventilation par rayons, les encaissements sont cumulés et comptabilisés dans les rayons correspondant à la nomenclature des articles vendus, le jour où les dits paiements sont effectués.
Dans le cas des réservations, si aucun acompte n’est versé jusqu’au solde de la réservation, la comptabilisation en encaissement est effectuée le jour du solde de réservation.
2. La ventilation des moyens de paiements (encaissements)
Les encaissements effectués durant la journée sont cumulés et comptabilisés selon les modes de paiements (par CB ou par chèque par exemple).
Il est possible d'ajouter de nouveaux moyens de paiements, qui s'intègreront automatiquement dans le rapport de clôture de caisse (via l'onglet vente dans les paramètres globaux).
3. Le cas spécifique des acomptes issus d'un ancien logiciel
Lors de votre passage à Commerce 360, il est fort possible que vous ayez des commandes en cours dont le chiffre d’affaires a déjà été comptabilisé (la comptabilisation en chiffre d'affaires de ces commandes a été faite le jour du paiement de l'acompte).
Afin de traiter ces commandes depuis Commerce 360, sans intégrer de nouveau le chiffre d'affaires correspondant, il est nécessaire de recréer ces commandes avec un moyen de paiement précis :
l'acompte précédent logiciel. Le tutoriel suivant est disponible en cas de besoin :
Tutoriel - Créer une vente avec un acompte ou un avoir issu d'un précédent logiciel
a. La comptabilisation des acomptes issus d'un ancien logiciel
Les acomptes sont indiqués dans le rapport de clôture de caisse mais ne sont comptabilisés ni en encaissement, ni en chiffre d'affaires. Ils sont également distingués des acomptes versés sur Commerce 360.