Découvrez dans cette rubrique tout ce qu'il y a à savoir sur la gestion de la comptabilité sur Commerce 360
Les documents mis à disposition
Ces documents sont accessibles via un Google Drive que nous vous mettons à disposition. A noter qu'à compter de fin avril 2025, vous aurez accès à ces documents directement dans votre interface Commerce 360.
Tous ces documents sont générés le 3 de chaque mois pour le mois précédent.
- Acomptes et avoirs
> vous permet de visualiser facilement les en cours clients - CA journalier
> un document vous permettant de visualiser sur un mois complet vos chiffres jour par jour : CA, répartition par rayon, TVA, HBJOAT - Journaux de ventes / jours
> document à destination exclusive de votre comptable pour importation dans ses outils, il répertorie toutes les ventes par jour sur un mois - Journaux de caisses / jours
> à destination également de votre comptable, il répertorie toutes les opérations de caisses en espèces : les entrées comme les sorties - Valeurs de stocks
> affiche un tableau de la valeur de votre stock par ancienneté, vous permettant d'y appliquer vos coefficient de dépréciation
Les rapports de clôture de caisse
A chaque clôture de caisse, un rapport est édité synthétisant les opérations de la journée, ce document peut également vous aider à préparer vos comptes
- Rapport journalier : généré tous les jours lors de la clôture en fin de journée ou le lendemain matin avant ouverture de la bijouterie
- Rapport mensuel : Généré le 1er jour du mois suivant, avec le rapport journalier
- Rapport annuel : Généré le 1er janvier par défaut, avec les autres rapports
Détail sur les calculs effectués par Commerce 360
La ventilation par rayons
La ventilation par rayons est établie selon la nomenclature qui est mise en place sur Commerce 360.
Elle sert en partie à identifier des gammes d'articles (comme les alliances en or jaune 750/1000ème ou les montres). Il est possible d'ajouter de nouvelles nomenclatures, qui s'intègreront automatiquement dans le rapport de clôture de caisse (via la rubrique paramètres globaux > stocks).
La ventilation des moyens de paiements
Les encaissements effectués durant la journée sont cumulés et comptabilisés selon les modes de paiements (par CB ou par chèque par exemple).
Il est possible d'ajouter de nouveaux moyens de paiements, qui s'intègreront automatiquement dans le rapport de clôture de caisse (via la rubrique paramètres globaux > vente).
La comptabilisation du Chiffre d'affaires
- La vente : le montant total est comptabilisé le jour de la vente selon le calcul :
PVTTC x quantité - remises appliquées - La commande client : le montant total de la commande est comptabilisé dans le CA le jour de sa création.
Le jour de la remise au client et du solde de la commande, aucun chiffre d'affaires n'est ajouté, même si un complément de paiement est effectué (il est uniquement comptabilisé en encaissement).
À savoir : le montant des acomptes versés apparait sur le rapport de clôture de caisse le jour de la remise au client, mais ne sera pas comptabilisé dans le chiffre d'affaires. - La réservation : le montant total de la réservation est comptabilisé dans le CA le jour de sa création.
Le jour de la remise au client et du solde de la réservation, aucun chiffre d'affaires n'est ajouté, même si un complément de paiement est effectué (il est uniquement comptabilisé en encaissement).
À savoir : le montant des acomptes versés apparait sur le rapport de clôture de caisse le jour de la remise au client, mais ne sera pas comptabilisé dans le chiffre d'affaires. Toutefois, si aucun acompte n’est versé jusqu’au solde de la réservation, la comptabilisation en CA s'effectue le jour du solde de la réservation. - Le SAV : le montant total payé est comptabilisé en chiffre d'affaires le jour du paiement de ce dernier.
La comptabilisation des encaissements
Dans le cadre de la ventilation par rayons, les encaissements sont cumulés et comptabilisés dans les rayons correspondant à la nomenclature des articles vendus, le jour où les dits paiements sont effectués.
Dans le cas des réservations, si aucun acompte n’est versé jusqu’au solde de la réservation, la comptabilisation en encaissement est effectuée le jour du solde de réservation.
Le cas spécifique des acomptes issus d'un ancien logiciel
Lors de votre passage à Commerce 360, il est fort possible que vous ayez des commandes en cours dont le chiffre d’affaires a déjà été comptabilisé (la comptabilisation en chiffre d'affaires de ces commandes a été faite le jour du paiement de l'acompte).
Afin de traiter ces commandes depuis Commerce 360, sans intégrer de nouveau le chiffre d'affaires correspondant, il est nécessaire de recréer ces commandes avec un moyen de paiement précis : l'acompte précédent logiciel.
Le tutoriel suivant est disponible en cas de besoin : Créer une vente avec un acompte ou un avoir issu d'un précédent logiciel
La comptabilisation des acomptes issus d'un ancien logiciel
Les acomptes sont indiqués dans le rapport de clôture de caisse mais ne sont comptabilisés ni en encaissement, ni en chiffre d'affaires. Ils sont également distingués des acomptes versés sur Commerce 360.
Pré-requis à l'établissement des documents comptables
Afin de fournir les documents attendus par votre comptable, il est nécessaire de fournir des informations sur la TVA et les codes comptables à appliquer selon :
- le type de vente (vente d'un article en stock, commande, réservation, service)
- le type de produit et sa matière (bague en or, bracelet en acier, montres, collier en argent etc.)
- le moyen de paiement (CB, espèce, carte cadeau etc.)
- le type d'entrée/sortie de caisse (paiement ou remboursement en espèces, remise en banque etc.)
Les codes comptables et la TVA à appliquer sont à renseigner sur Commerce 360 (ou à nous fournir) dans les rubriques suivantes :
- Paramètres globaux > Stocks (dans le détail des groupes, familles et sous familles de nomenclatures)
- Paramètres globaux > Comptabilité (pour les TVA applicables et codes comptables des mouvements de caisses)
- Fichier Excel à remplir pour les types de ventes et les moyens de paiements (fournis par hbjo online)